Il focus di chi introduce nella propria organizzazione un sistema di gestione della performance organizzativa è rivolto principalmente alla progettazione del sistema, alla definizione di obiettivi ed indicatori, all’impostazione dei target, all’assegnazione dagli obiettivi alle varie strutture/persone, all’allocazione delle risorse a disposizione delle strutture/risorse per il perseguimento degli obiettivi.

C’è un argomento che, a mio parere, in fase di progettazione viene spesso trascurato o non sufficientemente approfondito in tutte le sue conseguenze. Si tratta di un argomento fondamentale a cui le organizzazioni non dedicano tutta l’attenzione che merita. Mi riferisco alla definizione delle regole per interpretare i dati relativi ai risultati conseguiti.

Quella dell’interpretazione dei dati è una questione che se lasciata in sospeso o affrontata frettolosamente, potrebbe portare a conseguenze indesiderate compromettendo i benefici effetti di un sistema di gestione della performance, progettato ottimamente in tutte le sue altre parti.

Questo articolo, diviso in due parti, ha lo scopo di approfondire questo argomento e di fornire una panoramica sulle regole che un’organizzazione potrebbe adottare per interpretare  i dati relativi ai risultati conseguiti. Queste regole sono convenzioni che l’organizzazione adotta per interpretare la realtà. Quindi, più rispecchiano fedelmente la realtà che intendono rappresentare più si rivelano efficaci ed eque nella loro applicazione.

Nella prima parte tratterò la valutazione del grado di perseguimento di un obiettivo nel caso di un obiettivo singolo, misurato da un singolo indicatore. Nella seconda parte approfondirò il tema della valutazione del grado di perseguimento di obiettivi singoli, misurati da due o più indicatori, e di obiettivi multipli aggregati.

Obiettivo singolo misurato da un singolo indicatore

Questa sessione relativa ad un obiettivo misurato da un singolo indicatore è funzionale alla definizione delle regole per interpretare le situazioni più complesse trattate nella seconda parte dell’articolo.

Nel valutare il grado di conseguimento di un obiettivo misurato da un singolo indicatore le possibili alternative sono tre:

  • Tutto o niente
  • Proporzionale
  • A tolleranza (singola o doppia)

Vediamole in dettaglio, utilizzando negli esempi solo indicatori a polarità positiva. Nei grafici utilizzati l’asse x è quella dei risultati conseguiti, l’asse y è relativa al grado di conseguimento in percentuale (%). T è il target, cioè il valore atteso di performance per considerare l’obiettivo perfettamente raggiunto lungo la dimensione misurata dall’indicatore, ed R è il risultato effettivamente conseguito.

Tutto o niente

La regola “Tutto o niente” è esemplificata dal grafico della figura 1.

Figura 1 – Regola “tutto o niente”

Il grafico ci dice che:

– se R < T l’obiettivo non è stato raggiunto ed il grado di conseguimento è 0%.

– se R > = T l’obiettivo è stato raggiunto ed il grado di conseguimento è il 100%.

È la regola più semplice ed ha il vantaggio di essere facilmente implementabile da un punto di vista gestionale. Questa regola definisce un metodo di valutazione alquanto drastico e, in una certa misura, ha un effetto disincentivante. Infatti potrebbe dar luogo a questi comportamenti indesiderati: se si realizza di non poter raggiungere il target, non si farà nulla per migliorare comunque la propria performance, se si è sopra il target non si migliorerà ulteriormente la propria performance. Vedremo che è una delle meno indicate sia nella valutazione di obiettivi misurati da più indicatori, sia nella valutazione di aggregazioni di obiettivi. Ovviamente è indicata quando l’obiettivo in oggetto ha la funzione di abilitare o inibire, ulteriori valutazioni su altri obiettivi.

Proporzionale

La regola “Proporzionale” ha 2 possibili rappresentazioni:

1) La rappresentazione della regola “Proporzionale a pendenza singola” è illustrata nel grafico della figura 2.

Figura 2 – Regola “Proporzionale a pendenza singola”

Il grafico ci dice che:

– se R = T l’obiettivo è stato raggiunto ed il grado di conseguimento è il 100%.

– se R < T l’obiettivo è stato parzialmente raggiunto in una percentuale uguale a R/T%.

– se R > T l’obiettivo è stato non solo raggiunto ma superato ed il grado di conseguimento è sempre uguale a R/T%.

È la regola adottata quando non ci si pone limiti, ne al ribasso (si dà un riconoscimento anche a performance scadenti) ne al rialzo (più si supera il target, più il riconoscimento è elevato), ma si considera il grado di conseguimento come un continuum proporzionale al risultato conseguito. Nelle situazioni più complesse è il metodo di valutazione adottato per elaborare somme pesate. Vedremo nella seconda parte gli svantaggi che potrebbe avere se applicato in determinate situazione.

2) La rappresentazione della regola “Proporzionale a pendenza doppia” è illustrata nel grafico della figura 3.

Figura 3 – Regola “Proporzionale a pendenza doppia”

Il grafico ci dice che:

– se R = T l’obiettivo è stato raggiunto ed il grado di conseguimento è il 100%.

– se R < T l’obiettivo è stato parzialmente raggiunto in una percentuale proporzionale a R/T%.

– se R > T l’obiettivo è stato non solo raggiunto ma superato ed il grado di conseguimento è una percentuale proporzionale a R/T% ma in misura diversa rispetto al caso precedente.

Si tratta di una variante della regola precedente, che introduce una pendenza differente a seconda che il risultato conseguito sia inferiore o superiore a quanto desiderato. Generalmente si adotta una pendenza è inferiore nella parte a destra del target (per calmierare), ed una pendenza superiore alla sinistra, dove una ulteriore possibile variante potrebbe essere quella di portare il grado di conseguimento a zero anche in presenza di un risultato conseguito diverso da zero.

A tolleranza (singola o doppia)

La regola “A tolleranza” ha 4 possibili rappresentazioni:

1) La rappresentazione della regola “A tolleranza singola discreta” è data dal grafico in figura 4, dove t1 è la tolleranza e Z(t1)% è il grado di conseguimento dell’obiettivo nell’intervallo di tolleranza.

Figura 4 – regola “A tolleranza singola discreta”

Il grafico ci dice che:

– se R > = T l’obiettivo è stato raggiunto ed il grado di conseguimento è il 100%.

– se (T- t1) < R < T l’obiettivo è stato parzialmente raggiunto ed il grado di conseguimento è Z(t1)%.

– se R < (T- t1) l’obiettivo non è stato raggiunto ed il grado di conseguimento è 0%.

Si tratta di un lettura “logica” del grado di conseguimento di un obiettivo, che introduce un intervallo di tolleranza entro il quale viene riconosciuta una percentuale della performance desiderata. Ha una funzione di incentivo alla motivazione per il raggiungimento del target, ma non invoglia a migliorarsi ulteriormente una volta raggiunto il target. Si presta ottimamente ad una rappresentazione “semaforica” dei risultati ottenuti: rosso → criticità, giallo → necessità di miglioramento, verde → le aspettative sono soddisfatte. Rappresentazione che può essere molto utile a creare combinazioni logiche quando si valuta un obiettivo misurato da più indicatori o quando si valuta una aggregazione di obiettivi.

2) La rappresentazione della regola “A tolleranza singola continua” è data dal grafico in figura 5, dove t1 è la tolleranza e Z(t1)% è il grado di conseguimento dell’obiettivo al limite dell’intervallo di tolleranza.

Figura 5 – Regola “A tolleranza singola continua”

Il grafico ci dice che:

– se R > = T l’obiettivo è stato raggiunto ed il grado di conseguimento è il 100%.

– se (T- t1) < = R < T l’obiettivo è stato parzialmente raggiunto ed il grado di conseguimento è proporzionale a R e decresce dal 100% [quando R = T] a Z(t1)% [quando R = (T- t1)].

– se R < (T- t1) l’obiettivo non è stato raggiunto ed il grado di conseguimento è 0%.

È una variante della regola precedente che riconosce una proporzionalita tra il grado di conseguimento e il risultato conseguito all’interno dell’intervallo di tolleranza. Per il resto valgono le considerazioni fatte precedentemente tenendo comunque conto che questa variante è più complessa da gestire rispetto alla precedente.

3) La rappresentazione della regola “A tolleranza doppia discreta” è data dal grafico in figura 6, dove t1 e t2 sono gli intervalli di tolleranza, Z(t1)% è il grado di conseguimento dell’obiettivo nell’intervallo di tolleranza t1 e Z(t2)% è il grado di conseguimento dell’obiettivo oltre l’intervallo di tolleranza t2.

Figura 6 – Regola “A tolleranza doppia discreta”

Il grafico ci dice che:

– se R < (T- t1) l’obiettivo non è stato raggiunto ed il grado di conseguimento è 0%.

– se (T- t1) < = R < T l’obiettivo è stato parzialmente raggiunto ed il grado di conseguimento è Z(t1)%.

– se T < = R < (T + t2)  l’obiettivo è stato raggiunto ed il grado di conseguimento è il 100%.

– se R > = (T + t2) l’obiettivo è stato superato ed il grado di conseguimento è Z(t2)%.

Rispetto alla regola ad una sola tolleranza discreta questa incentiva a migliorare la performance anche se il target è già stato raggiunto. Essendo a quattro livelli non si presta ad una rappresentazione semaforica ed è decisamente più difficile da gestire nelle combinazioni logiche quanto ci sono più indicatori e/o più obiettivi da prendere in considerazione.

La rappresentazione della regola “A tolleranza doppia continua” è data dal grafico in figura 7, dove t1 e t2 sono gli intervalli di tolleranza e Z(t1)% è il grado di conseguimento dell’obiettivo al limite dell’intervallo di tolleranza t1 e Z(t2)% è il grado di conseguimento dell’obiettivo al limite dell’intervallo di tolleranza t2.

Figura 7 – Regola “A tolleranza doppia continua”

Il grafico ci dice che:

– se R < (T- t1) l’obiettivo non è stato raggiunto ed il grado di conseguimento è 0%.

– se (T- t1) < = R < T l’obiettivo è stato parzialmente raggiunto ed il grado di conseguimento è proporzionale a R e decresce dal 100% [quando R = T] a Z(t1)% [quando R = (T- t1)].

– se R = T l’obiettivo è stato raggiunto ed il grado di conseguimento è il 100%.

– se T < R < (T- t2)  l’obiettivo è stato raggiunto e superato ed il grado di conseguimento è proporzionale a R e cresce dal 100% [quando R = T] a Z(t2)% [quando R = (T + t2)].

– se R > = (T + t2) l’obiettivo è stato decisamente superato ed il grado di conseguimento è Z(t2)%.

È la versione “continua della variante 3). A mio parere è la regola che meglio si presta quando l’oggetto della valutazione è un singolo obiettivo misurato da un singolo indicatore. Il problema è che nella maggior parte dei casi abbiamo più indicatori e/o più obiettivi da valutare in forma aggregata. In questi casi l’utilizzo di questa regola, di per se già non banale nel caso più semplice, può risultare piuttosto complesso.

Abbiamo preso in considerazione le regole interpretative principali per valutare il grado di conseguimento di un obiettivo misurato da un unico indicatore. Se ne potrebbero ideare altre, sfruttando una combinazione di quelle qui esposte. Di fatto anche quelle trattate sono tutte figlie della settima versione. Vi invito ad un confronto con quanto avete utilizzato nella vostra organizzazione e ad una riflessione sulle soluzioni che avete adottato. Nella seconda parte approfondiremo ulteriormente l’argomento.